jueves, 15 de noviembre de 2012

AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA


 

Áreas Funcionales de la Empresa

Generalmente una empresa consta de al menos 5 areas funcionales básicas de trabajo.

  • Área de Dirección General de la empresa
  • Área de Administración
  • Área de Mercadeo y Ventas
  • Área de Producción
  • Área Contable y Financiera.

Área de Dirección General de la Empresa:

Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las pequeñas empresas es el propietario.

Es quien sabe hacia donde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos por lo que toma las decisiones en situaciones críticas. Muchas veces es el representante de la empresa y quien lleva las finanzas de la misma. Además debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los trabajadores de la misma.

Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relación entre el equipo de trabajo y una comunicación constante, respetuosa y honesta entre los miembros que conforman la empresa. Recuerde que muchas veces, las personas pasan mas tiempo de su vida en la empresa donde trabajan que en sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se siente orgulloso de trabajar en un lugar, transmitirá ese orgullo hacia los clientes.


Área de Administración y Operaciones:

Esta área toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la operación del negocio en su sentido más general. Desde la contratación del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, verificar que el personal cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los inventarios de insumos y de producción, la gestión del negocio son parte de esta área. Por lo general, es el emprendedor o propietario quien se encargará de esta área en su fase inicial.
Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operación del negocio sin que usted, como propietario esté presente todo el tiempo.

Área Contable y Financiera

Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos monetarios en el tiempo. Además, se debe declarar y cancelar periódicamente, ante la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT - los impuestos según los resultados de los libros contables que la empresa lleva. La emisión de facturas, las proyecciones de ingresos por ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio son tomados en cuenta en esta área. La empresa puede escoger ser una empresa individual o comerciante individual,
por lo que el mismo propietario puede llevar los registros contables o bien contratar a una persona dedicada a esta disciplina: Un contador o contadora. Algunas firmas de asesoría contable ofrecen estos servicios, aunque en www.infomipyme.com se detalla la forma de llevar los libros contables necesarios para una pequeña empresa.

Más información de Finanzas


Área de Mercadeo y Ventas:

En esta área se detallarán las funciones, capacidades y cualidades de quien será el responsable y el personal involucrado en la estrategia de mercadeo del negocio, es decir, la publicidad, el diseño del empaque y la marca del producto o servicio, la distribución del mismo y el punto de venta, la promoción y la labor de ventas. Aquí se podrá incluir a la persona que atenderá en el mostrador a las personas o bien quien se dedique a vender el producto de puerta en puerta si esa es la forma de venta establecida en el negocio.

Más información de mercadeo


Área de Producción .

En una fábrica que produce velas aromáticas, se estipulan los operarios y trabajadores que manufacturan las velas, quienes las empacan, etc. En un restaurante, la persona que cocinará y las personas que atenderán las mesas están dentro de esta área aunque pueden ser puestas en el área de operación, es mas apropiado el área de producción pues en este caso se está produciendo un servicio al cliente: su alimentación. En una venta de artículos de consumo, por no ser producción, los encargados del despacho pueden ir bajo el área de
administración y operaciones.




Esquema organizativo de las áreas funcionales básicas de una empresa

Planeación


Definición de Planeación


En toda empresa es sumamente importante el trabajo de grupo, y si se pretende que este sea eficaz, las personas deben saber que es lo que se espera que logren. Esta es la planeación.

Importancia de la Planeación


La planeación se considera como el fundamento de la administración, es decir por adelantado QUE HACER, COMO, CUANDO HACERLO Y QUIEN HA DE HACERLO. La planeación incluye la selección de los objetivos empresariales, así como la determinación de los medios para alcanzarlos. Es la marcha de la empresa prevista y preparada para un tiempo determinado.

Aplicación de la Planeación en las Distintas Áreas Funcionales de la Empresa


Vivimos en una era tecnológica, económica, social y política en la cual la planeación, al igual que las demás funciones administrativas, se ha convertido en un factor importante en la empresa

Hoy en día casi todo el mundo planea. Es por esto que para los pequeños empresarios es sumamente útil implementar la planificación en las distintas áreas funcionales de su negocio, ya que esta contribuye a disminuir las sorpresas y emergencias derivadas de acciones imprevistas.

ÁREA DE CONTABILIDAD, COSTOS Y PRESUPUESTOS


-El presupuesto y el flujo de efectivo-

Resume las necesidades de efectivo que tendrá la empresa en el periodo planificado.

ÁREA DE MERCADO


-Plan Mercado-

Incluye un análisis minucioso de las ventas por productos vendidos y área territorial que se proyecta cubrir en el periodo planificado.

ÁREA DE PRODUCCION


-Programa de Producción-

Consiste en determinar todas las actividades requeridas para la producción y los recursos necesarios para poder cumplir con el programa de ventas.

ÁREA DE PERSONAL


-Plan de personal Consiste en determinar las necesidades del recurso humano necesario para llevar a cabo actividades de la empresa.

Aspectos Fundamentales del Proceso de Planeación


Al planificar las distintas actividades de la empresa, es necesario, primordialmente, estudiar su situación actual, la respuesta del mercado de que se dirige, el crecimiento y desarrollo que ha alcanzado y las oportunidades que el medio le ofrece.

Los aspectos fundamentales de un proceso de planeación son:

  1. Fijar objetivos y metas posibles de alcanzar;
  2. Determinar cuales son las actividades necesarias para llegar a cumplir con los objetivos;
  3. Identificar cuales son los medios necesarios para llevar a cabo las actividades previamente definidas;
  4. Ubicar en el tiempo, las distintas actividades programadas.
  5. Asignar a cada miembro del equipo de trabajo, responsabilidades específicas para cada actividad a desarrollar.

 

Organización


Definición de Organización:


Organizar es establecer relaciones efectivas entre las personas de manera que puedan trabajar juntas con eficiencia y al mismo tiempo obtener satisfacción personal al realizar las tareas que se les han asignado, con el propósito de trabajar como equipo y llegar a alcanzar las metas y objetivos de la empresa.

Importancia de la Organización


De una u otra manera la mayoría de las personas han sido miembros de una "organización" equipos, clases, grupos sociales, culturales, etc. La organización promueve la colaboración y negociación entre los individuos en un grupo y mejora así la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la empresa

Al mismo tiempo, la función organizadora crea áreas definidas de autoridad y responsabilidad en una empresa, mejorando así el desarrollo de todas las actividades que se necesitan para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

Autoridad Administrativa


La autoridad en una empresa, puede definirse como: "El derecho legal de ordenar a otros una acción y de exigir su cumplimiento". Sin embargo, la obediencia se gana de varias maneras: por persuasión, motivación, sanciones, solicitudes, restricción o fuerza.

Una persona con autoridad, influye en la actividad o comportamiento de otro individuo o de un grupo, pero se debe emplear sin excesos y atropellos contra los subordinados. La función organizadora de la administración, reúne los recursos físicos y humanos en una forma coordinada, combinándolos adecuadamente para alcanzar los objetivos planeados.

Hay dos clases de Organización, la Formal e Informal.

Organización Formal


Se llama Formal a una organización, cuando las actividades de dos o más personas, están concientemente coordinadas hacia un objetivo determinado. Lo mas importante de una Organización Formal es el propósito común y conciente de las personas que se comunican entre si, además están dispuestas a actuar y compartir un objetivo.

Organización Informal


La Organización Informal es aquella que surge de una forma libre y espontánea sin un propósito consciente de trabajar en equipo. Puede ser cualquier actividad personal conjunta que surja de la camaradería, amistad o intereses comunes.

Para que los subordinados acaten las comunicaciones autoritarias, es necesario satisfacer cuatro condiciones:

  1. La comunicación se entiende por completo;
  2. Al momento de la orden, el empleado entiende que se debe acatar para cumplir con los objetivos de la empresa;
  3. Al momento de la orden, el empleado cree que es compatible con sus intereses y objetivos personales;
  4. El empleado cree que esta física y mentalmente capacitado para cumplir la comunicación.

Responsabilidad Administrativa


Los propietarios poseen autoridad en sus empresas y por lo tanto son responsables de sus empleados, del dinero y de los recursos. La responsabilidad para el administrador y/o propietario, es la obligación de cumplir con las tareas asignadas con lo mejor de su habilidad y motivar a sus empleados para alcanzar los objetivos de la empresa. Asimismo, los empleados tienen responsabilidad y esta es la obligación de alcanzar los resultados mutuamente determinados por medio de la participación del superior y la propia.

Delegación de Autoridad y Responsabilidad


En una pequeña empresa, la organización es simple, generalmente es el propietario quien asume la mayoría de las responsabilidades organizativas. Sin embargo, es necesario reflexionar sobre lo siguiente: que "cuando un hombre se da cuenta que puede llamar a otros para que lo ayuden a hacer un trabajo mejor que el que podría hacer solo, ha dado un gran paso en su vida".

El empresario debe conceder autoridad y responsabilidad a sus subalternos para desempeñar trabajos que, por diferentes circunstancias no pueda desarrollar, pero al mismo tiempo el empresario sigue siendo responsable de la actividad global de la empresa.

El principio de delegación es importante porque permite una mejor distribución del trabajo, genera un mejor desarrollo del personal que labora en la empresa y permite que los subalternos participen más activamente en la organización.

Aspectos Fundamentales del Proceso de Organización


Entre los aspectos fundamentales de la organización tenemos:

  • Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los trabajadores;
  • Establecer claramente los deberes de cada empleado;
  • Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad;
  • Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeñen

Dirección


Definición de Dirección


La dirección se encarga de orientar, comunicar, capacitar y motivar al recurso humano de la empresa para que desempeñen efectivamente, con entusiasmo y confianza su trabajo y contribuir así al logro de los objetivos de la empresa.

Importancia de la Dirección


La dirección es un ingrediente necesario para la administración de éxito y esta estrechamente relacionada con el liderazgo. Estos dos elementos son el aspecto interpersonal de la administración. El pequeño empresario es un líder en su empresa. Debe ser una persona motivadora, curiosa, enérgica y debe reunir todas las energías y recursos para superar cualquier barrera que le impida alcanzar sus objetivos. Al mismo tiempo, debe tener la habilidad para que sus subordinados cumplan adecuadamente sus funciones, realizando las órdenes que se emitan.

El líder de la empresa debe emplear la dirección para identificar las aptitudes y motivaciones del personal y así brindar incenti vos adecuados.

Elementos Importantes para la Dirección


Motivación


La motivación es la necesidad o impulso interno de un individuo, que lo mueve hacia la realización de sus labores, conciente de que esta obteniendo beneficios personales y al mismo tiempo esta contribuyendo al bienestar de su familia, la comunidad, así como al logro de los objetivos de la empresa.

Comunicación


Una buena comunicación, es el intercambio de pensamientos, información, hechos, ideas, opiniones o emociones entre dos o mas personas, para lograr confianza y entendimiento mutuo y/o buenas relaciones humanas.

En la empresa, la información que se transmite entre los miembros del equipo de trabajo debe ser clara y comprensible para que las actividades se realicen efectivamente.

Liderazgo


Liderazgo es la relación en la cual una persona (el líder), influye en otros (los empleados), para trabajar voluntariamente y con buena disposición en las tÁREAs de la empresa, necesarias para alcanzar los objetivos deseados por el líder y/o el grupo. Por lo tanto, el líder debe ser una persona que infunda respeto, seguridad, admiración y deseo de trabajar.

Aspectos Fundamentales del Proceso de Dirección


Como lineamientos de la dirección están:

    1. Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armónica y eficientemente;
    2. Definir claramente las tareas de los empleados;
    3. Desarrollar un eficiente proceso de selección de personal;
    4. Mantener una comunicación eficaz con los empleados;
    5. Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal;
    6. Mantener la disciplina en el grupo de trabajo;
    7. Renumerar equitativamente al personal.

 

Control


Definición


Para entender a que se refiere el control, es útil formular la siguiente pregunta:

¿Están guiados los esfuerzos administrativos a la realización deseada de los objetivos? Para responder a esta pregunta se necesita la evaluación de los resultados. Si los resultados no están dentro de los que razonablemente se espera, se aplican medidas correctivas. Esta evaluación y corrección, si es necesaria, constituye el trabajo del control administrativo.

La finalidad del control es asegurar que las actividades que se realizan, concuerden con los planes. El control debe estar relacionado con las acciones actuales. En otras palabras, se refiere a una regulación de lo que esta sucediendo en el momento.

Importancia del Control


Aunque la función de control por lo general se halla en el último lugar de la lista de las funciones administrativas, es una de las responsabilidades básicas de un empresario que administra su negocio. En muchos aspectos se le puede considerar como la esencia de la administración. Es la función que da significado y profundidad a las demás funciones. La importancia del control se basa en el hecho de que la labor del empresario consiste en lograr los resultados en cada área funcional de la empresa. Aunque es el personal el que debe realizar el trabajo, corresponde al empresario la responsabilidad de los resultados. Debe desarrollar y utilizar el sistema de control para asegurar el nivel deseado de logros; dicho sistema le permitirá saber en todo momento y sin contratiempos si el trabajo es adecuado.

El Control Aplicado a las Áreas Funcionales de la Empresa


El control, al igual que la planificación, se relaciona con la empresa en general. Se puede hablar de control hasta en un sentido amplio como en uno especifico, según se relacione con actividades de producción, administración de personal, mercadeo y finanzas.

Área de Mercadeo


Es el control que examina la planificación de ventas, comparando las ventas previstas y las ventas realizadas en un periodo de tiempo determinado.

Área Financiera


Se refiere principalmente al control de ingresos y egresos de la empresa en un periodo de tiempo determinado. Al mismo tiempo incluye el control de los registros contables y el comportamiento de los costos en relación a la producción de ventas.

Área de Producción


Es el control que examina si se han producido los artículos en la cantidad y calidad planificada, respetando los costos establecidos.

Área de Personal


Este control evalúa las relaciones y rendimiento del equipo de trabajo. Al mismo tiempo examina tanto la aplicación de disciplina, como el fomento de la seguridad laboral.

Formas de Control


Los medios que comúnmente se utilizan para obtener los datos necesarios a fin de evaluar el desempeño del equipo al trabajo, son los siguientes:

Observaciones Personales


El método de observaciones personales significa ir al área de actividades y tomar nota de lo que se esta haciendo. La calidad de trabajo, las actitudes de los empleados y la operación en general son los tipos de cosas que podrían observarse.

Los contactos directos dan una imagen intima de lo que sucede y cierta sensación de satisfacción al ver que se hace el trabajo y hablar con quienes lo desempeñan.

El único inconveniente de esta forma de control es que requiere mucho tiempo del empresario, lo que le obliga a no entender adecuadamente el resto de sus funciones.

Reportes Verbales


Este medio de medir el desempeño se puede llevar a cabo por medio de entrevistas o reuniones de grupo. Por este medio el empresario no solo se enterara de lo que sucede, sino que también puede hacer sugerencias y ayudar en otra forma.

Los Reportes verbales conservan ciertos elementos del método de observación personal, porque la información se transmite verbalmente y se incluye el contacto personal, las expresiones faciales, tono de voz y la evaluación general del desempeño pueden ser observados y se pueden hacer preguntas para aclarar cualquier malentendido o para obtener información adicional. Este tipo de control tiene la inconveniencia de que no queda registro escrito de lo informado.

Reportes Escritos


Son los reportes elaborados por los subalternos, presentando un resumen por escrito de las actividades llevadas a cabo en un periodo determinado. Al mismo tiempo estos reportes proporcionan una información permanente para su comparación o estudio en alguna fecha futura. A menudo, los reportes escritos están complementados por los reportes verbales y las observaciones directas.

Aspectos Fundamentales del Proceso de Control


  1. Tener información suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar;
  2. Realizar el control en el momento oportuno;
  3. Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores;
  4. Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite.

Aspectos de la Administración de la Producción


OBJETIVO

Proporcionar a los empresarios algunos aspectos sobre mantenimiento, supervisión y seguridad industrial con el fin de que los aplique en su empresa.

A continuación se detalla la importancia de realizar mantenimiento, supervisión y seguridad industrial, siendo estas unas herramientas importantes para la buena marcha de la empresa.

Mantenimiento


Es una tarea que se debe realizar con el fin de impedir que las instalaciones, máquinas y equipo fallen o se deterioren.

Existen 2 clases de mantenimiento : mantenimiento preventivo y mantenimiento reparativo. A continuación se estudiará cada uno de ellos:

Mantenimiento preventivo  


Al revisar una instalación o una máquina se puede saber que piezas necesitan cambio y cuándo se deben reemplazar antes de que se dañen. Esto es lo que se llama mantenimiento preventivo.

Mantenimiento reparativo


Se reparan las instalaciones, máquinas y equipos cuando han dejado de funcionar debido a un daño.

Es importante tener un programa de mantenimiento en la empresa. Esto trae algunas ventajas como son:

  • Existe un funcionamiento normal en las máquinas y equipos y por lo tanto no hay paros en la producción.
  • Se evita el desgaste de la maquinaria y equipo prolongándose la vida útil de estos.
  • Se mantienen en perfecto estado las instalaciones previendo de esta forma accidentes de trabajo y pasos en la producción.

Supervisión


Es la forma y como se dirige un grupo de personas que realizan un trabajo. La persona encargada de la supervisión tiene algunas funciones, entre otras las siguientes:

  • Informar a cada uno de los operarios el trabajo que debe realizar.
  • Observar cuáles son las fallas en la producción, tratando de solucionar haciendo algunos cambios en los métodos de trabajo, en la distribución de planta, etc.
  • Vigilar el desarrollo de las operaciones par solucionar en el momento preciso los problemas que se presenten.
  • Determinar las cantidades a producir par poder estimar las necesidades de mano de obra y materia prima.
  • Establecer un ambiente de trabajo agradable, escuchando a los operarios y dándoles soluciones a sus problemas.

Un supervisor debe reunir las siguientes características:

  • Facilidad para relacionarse con las personas.
  • Capacidad para mejorar el proceso productivo.
  • Conocer el trabajo de cada operario y la mejor forma de realizarlo.

Seguridad Industrial


La seguridad industrial Es la forma como se debe proteger al operario con el fin de evitar que tenga accidentes de trabajo. Un accidente de trabajo puede ser causado por diferentes razones:

  • Falta de información sobre el uso adecuado de la maquinaria y equipo que ellos manejan.
  • Mal uso o carencia de los elementos de seguridad que se dan a los operarios.
  • Estos accidentes de trabajo se pueden evitar de la siguiente manera:
  • Usar los elementos de seguridad como gafas, guantes, gorros, etc.
  • Mostrar al operario cómo, dónde y por qué puede ocurrir un accidente.
  • Cuando se instale una máquina nueva se debe inspeccionar antes de que entre a funcionar.
  • Advertir a los operarios que no lleven ropas sueltas, camisas de manga larga, etc. en torno a la máquina en movimiento.
  • Explicar a los operarios cómo detener una máquina en forma rápida.
  • Mantener limpios los pisos y las áreas de trabajo.
  • Las escaleras deben tener barandas y estar iluminadas.
  • Utilizar las herramientas adecuadas para cada tarea.

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